El objetivo
Qué quieres conseguir, dicho como se lo dirías a alguien nuevo: «que nadie se quede sin respuesta», «que el viernes estén todas las facturas apuntadas».
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Agentes de IA: tú das el objetivo, ellos deciden los pasos.
Un agente de inteligencia artificial atiende, registra o prepara por tu equipo, con vuestras herramientas, vuestras normas y el segundo cerebro de tu empresa. Cuando no sabe algo, o algo compromete a tu empresa, te lo pasa. Y antes de pagar nada, ya lo has visto funcionando.
Ejemplo animado de un parte de encargo. Objetivo: que ningún cliente se quede sin respuesta. Herramientas: agenda, correo, programa de gestión y web. Normas: dice que es un asistente, no da precios que no le hayas dado y lo que no sabe te lo pasa. Llega un mensaje mal escrito pidiendo mover la visita del técnico del jueves; el agente elige la agenda, ofrece el viernes a las 10:00 y queda contestado.
Lo que consultan todos
El segundo cerebro de tu empresa.
Tarifas, catálogo, acuerdos con clientes, procedimientos y correos: lo que sabe tu empresa, ordenado en un solo sitio y a su nombre. Lo montamos con tus agentes, y todos lo consultan antes de contestar, de escribir o de proponerte algo.
- Atención: contesta con vuestras tarifas y plazos de verdad.
- Marketing: escribe con vuestro tono y vuestros productos.
- Administración: sabe qué proveedor es cuál y cómo le pagáis.
- Dirección: te prepara el resumen del mes con vuestros números.
Cambias un precio en un sitio y todos los agentes lo usan desde ese momento. Tú decides quién puede consultar qué.
¿Te pica la curiosidad? Te enseñamos cómo sería el de tu empresa.
Escríbenos
- Cada punto
- es una nota con un dato de tu empresa: una tarifa, un cliente, un pedido, un procedimiento.
- Cada línea
- une dos notas que tienen que ver: un cliente con sus pedidos, un pedido con su tarifa.
- El centro
- es donde quedan las notas más enlazadas, las que tocan a casi todo, como el catálogo o las tarifas.
- Los colores
- separan los tipos de nota: clientes, documentos, pedidos, correos.
Antes de contestar, tu agente busca aquí la nota que lo responde y te dice de cuál lo ha sacado. Si no está, pregunta.
Ejemplo animado del segundo cerebro de una distribuidora, con seis documentos: tarifas, acuerdos con clientes, catálogo, pedidos, manual de marca y procedimientos. Un comercial pregunta qué se le ofreció a un cliente la última vez y cuánto compra ahora. Se encienden dos documentos, los acuerdos y los pedidos, y la respuesta dice de cuáles sale: en marzo se le ofreció un 4 % a partir de 150 cajas y desde entonces ha hecho tres pedidos de unas 120. Cambiar el descuento se deja para el responsable.
Agente o automatización
Una automatización sigue una receta. Un agente resuelve un encargo.
Las dos sirven. Lo que cambia es quién decide cada paso.
Automatización
Siempre los mismos pasos y en el mismo orden. Funciona bien cuando todo llega igual: el mismo formulario, el mismo archivo. Si un cliente escribe «mandadme lo del mes pasado, pero el doble», no sabe qué hacer con eso.
Agente
Entiende lo que le escriben aunque venga mal escrito, mira vuestro programa o vuestra hoja, actúa y, si no sabe o no le toca decidir, te lo pasa con un resumen.
Lo que mejor funciona suele ser la mezcla: los pasos fijos, automatizados, y un agente solo donde hay que entender o decidir. Si en tu caso basta con lo de siempre, te lo decimos.
Lo que pones tú
Tres cosas las decides tú. El resto lo hace él.
Las herramientas
El correo, la agenda, el programa de gestión o la hoja de cálculo. Solo las que le abres y con el permiso justo: puede apuntar citas sin poder borrar las vuestras.
Las normas
Lo que puede hacer y lo que no. Las normas mandan sobre el objetivo: si para cumplirlo tuviera que saltarse una, para y te pregunta.
Las normas que les ponemos a todos
- SiempreDecir que es un asistente, no una persona.
- SiempreContestar con tu información; lo que no encuentra ahí, pasártelo.
- SiemprePasarte lo que no le toca decidir, con un resumen.
- NuncaDar descuentos ni precios que no le hayas dado.
- NuncaPublicar ni enviar nada importante sin tu visto bueno.
Un agente de IA puede equivocarse. Por eso trabaja con reglas escritas, se prueba antes de soltarlo y el primer mes revisamos contigo todo lo que hace.
Agente de llamadas y chat
Contesta a cualquier hora. Y sabe cuándo parar.
Atiende el teléfono, el WhatsApp, el correo y el chat de tu web. Resuelve dudas con vuestra información, abre avisos, coge citas en vuestra agenda, anota lo que importa y pasa lo que no sabe a quien le toca.
- Plazos, estado de pedidos, horarios y dudas, con vuestros datos
- Citas, avisos y cambios, directos en vuestra agenda
- Las urgencias, a quien esté de guardia
- Lo que no le toca decidir, a una persona y con un resumen
El WhatsApp y el teléfono los atiende a través de una línea oficial que montamos contigo, a nombre de tu empresa.
Ejemplo animado de una llamada a una empresa de instalaciones atendida por el agente un sábado. La norma dice que las urgencias pasan al técnico de guardia. Un cliente avisa de que se le ha parado la cámara frigorífica del almacén; el agente se presenta como asistente, abre un aviso urgente, pide la dirección y, cuando le preguntan el precio, no lo da: dice que lo dará el técnico y le pasa el aviso al técnico de guardia.
Agente comercial y de marketing
Te deja la semana preparada. Nada sale sin tu visto bueno.
Prepara las publicaciones con vuestras fotos y vuestra forma de hablar, deja escrita la respuesta a cada reseña de Google y el correo para los clientes que hace tiempo que no compran. Todo se queda en borrador hasta que lo apruebas.
- Publicaciones de la semana, con vuestras fotos
- Respuesta a cada reseña, también a las malas
- Correos para los clientes que dejaron de comprar
- Las delicadas, marcadas para que decidas tú
No hace anuncios de pago ni promete ventas. Y solo escribe a los clientes que han aceptado recibir vuestros correos.
Ejemplo animado de la semana que prepara el agente comercial de una distribuidora. La norma dice que nada sale sin tu visto bueno. Prepara la publicación del lunes en LinkedIn, en borrador; escribe la respuesta a una reseña de dos estrellas y la marca como delicada para que decidas tú; y deja escrito un correo para doce clientes que aceptaron recibir correos y no compran desde junio. Al final, solo la publicación del lunes lleva el sello de aprobado.
Agente de registro de facturas
Apunta lo que te llega. Aparta lo que no cuadra.
Lee las facturas que recibes por correo, en foto o en PDF. Saca el proveedor, la fecha, la base, el IVA y el total, y las deja en vuestro programa de contabilidad o listas para la gestoría. Si una no suma o ya estaba, no la apunta: te la deja aparte.
- Lee PDF, fotos del móvil y correos
- Comprueba que la base más el IVA da el total
- Se da cuenta de las facturas repetidas
- Lo deja en vuestro programa o listo para la gestoría
Solo las facturas que recibes. Emitirlas exige un programa homologado (Verifactu); si lo necesitas, te ayudamos a elegirlo y ponerlo en marcha.
Ejemplo animado del agente de registro de facturas. La norma dice que si algo no cuadra, se aparta. La primera factura suma bien (200 más 42 de IVA, 242) y se apunta. La segunda llega en una foto torcida: el agente la lee, la base más el IVA da 363 pero la factura dice 360, así que la aparta por un descuadre de 3 euros. La tercera ya había entrado el 2 de octubre y no la apunta. Resultado: una apuntada y dos esperando tu visto bueno.
Automatizaciones y programas
Lo que no necesita un agente, también se hace solo.
Muchas tareas no piden inteligencia artificial: solo que nadie copie datos de un programa a otro. Eso también lo montamos, y casi siempre sobre lo que ya usáis.
- Lo que entra por la web o el correo, directo a vuestro programa de gestión o CRM
- Pedidos, albaranes y partes que se pasan solos a la hoja de cálculo
- Un panel con lo importante del día: pedidos, avisos y tareas pendientes
- Avisos automáticos: stock bajo, un pago que vence, un cliente que espera
- Herramientas internas sencillas: partes de trabajo desde el móvil, reservas de salas o vehículos
- Si ya existe un programa que lo resuelve, te ayudamos a elegirlo y lo dejamos conectado
Programas de facturación propios, no. Desde el reglamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023), emitir facturas exige un programa homologado. Te ayudamos a elegir uno y lo dejamos conectado con lo demás.
Cómo se pone en marcha
Primero se prueba. Después se suelta.
Un agente se gana la confianza como cualquiera que empieza en tu empresa: con poco, a la vista y corrigiendo lo que no encaja.
Nos cuentas qué te quita el tiempo
Dos líneas por correo o una llamada de media hora. No te cuesta nada.
Te lo enseñamos funcionando
Con la información de tu empresa, para que lo pruebes tú. Y por escrito: qué hará, qué seguirá haciendo tu equipo, el plazo y el precio.
Se prueba antes de soltarlo
Primero con datos de prueba y después solo con tu equipo, con tus excepciones de verdad. A tus clientes no llega hasta que funciona como debe.
El primer mes, revisado contigo
Miramos juntos lo que ha hecho, lo ajustamos y formamos a tu equipo para usarlo. Si no te ahorra tiempo, se apaga y no pagas la cuota.
Desde una tarea hasta un proceso entero
Se empieza por una tarea.
Lo normal es empezar por un agente y una tarea, y seguir cuando se ve que funciona. Antes de empezar te decimos por escrito qué incluye y lo que cuesta.
- Una tareaUn agente para la tarea que más horas le quita a tu equipo.
- Un departamentoVarias tareas conectadas de un mismo departamento: atención, administración o comercial.
- Un proceso enteroVarios agentes y automatizaciones repartiéndose un proceso, cada uno con sus normas.
Lo que nos preguntan
¿Se hace pasar por una persona?
No. Se presenta como el asistente de tu empresa, y si alguien prefiere hablar con una persona, se lo pasa.
¿Y si se equivoca?
Puede pasar. Por eso trabaja con reglas escritas, lo importante lo decide una persona, se prueba antes de soltarlo y el primer mes revisamos contigo lo que ha hecho. Además, está configurado para pasarte lo que no encuentra en vuestra información, en vez de contestar a ciegas.
¿Tengo que cambiar los programas que uso?
No. Se conecta a lo que ya usáis siempre que se pueda: correo, calendario, hojas de cálculo, programa de gestión o CRM. Para que conteste el WhatsApp y el teléfono hace falta una línea oficial, que montamos contigo a nombre de tu empresa.
¿Puede hacer mis facturas?
No. Solo registra las que recibes. Emitir facturas exige un programa homologado (Verifactu); si lo necesitas, te ayudamos a elegirlo y ponerlo en marcha.
¿Qué pasa con los datos de mis clientes?
Las cuentas van a nombre de tu empresa y el agente solo ve lo que le abres. Antes de empezar firmamos contigo el contrato de protección de datos que pide la ley.
¿Qué es el segundo cerebro de mi empresa?
Un sitio con lo que sabe tu empresa: tarifas, catálogo, acuerdos con clientes, procedimientos y correos, ordenados y a nombre de tu empresa. Tus agentes lo consultan antes de contestar, de escribir o de proponerte algo. La norma es que digan de qué documento sacan cada dato y que, si algo no está, te lo pregunten.
¿Incluye formación?
Sí. Con cada agente formamos a tu equipo para usarlo, revisar lo que hace y pararlo si hace falta. Si además queréis aprender a usar la inteligencia artificial en vuestro día a día, eso es la formación en IA.
¿Cuánto cuesta?
Un pago por montarlo y una cuota mensual por tenerlo funcionando y revisado. Las dos cifras dependen de lo que haga y de cuánto trabajo tenga, y te las damos por escrito antes de empezar, después de enseñártelo funcionando. Si en el primer mes no te ahorra tiempo, se apaga y no pagas la cuota.
Empecemos
¿Qué le encargarías al tuyo?
Escríbenos la tarea que más tiempo le quita a tu equipo, o pide una llamada. Mirarlo no te compromete a nada.
O directamente a info@ordevion.com